Digitaler Rezeptionist: Der Empfangs-Avatar im Überblick

Was macht ein digitaler Rezeptionist?

Ein digitaler Rezeptionist begrüßt eintreffende Besucherinnen und Besucher, nimmt ihr Anliegen auf, meldet sie an und informiert anschließend den zuständigen Mitarbeiter oder die jeweilige Schicht über die Ankunft. Er übernimmt damit die wiederkehrenden Aufgaben am Empfang — vollständig und ohne Wartezeit am Tresen.

Im Dialog erkennt der Avatar, wen oder was der Besucher sucht, und ordnet das Anliegen dem richtigen Ansprechpartner zu. Sobald die Anmeldung steht, geht die Benachrichtigung an die zuständige Person, sodass diese den Besucher zeitnah abholen kann. Die Bedienung erfolgt per Sprache oder Touch, in der Sprache des Besuchers.

Weil der digitale Rezeptionist rund um die Uhr verfügbar ist, funktioniert der Empfang auch außerhalb der Kernzeiten, in Pausen oder bei hohem Andrang — ohne dass jemand am Tresen gebunden ist.

Wo wird ein Empfangs-Avatar eingesetzt?

Ein Empfangs-Avatar eignet sich überall dort, wo Menschen ankommen und an die richtige Stelle geführt werden müssen. Typische Einsatzorte reichen vom Unternehmens-Empfang über die Hotellerie und Behörden bis zu Veranstaltungen und Arztpraxen.

Zu den typischen Einsatzorten gehören:

• Unternehmens-Empfang und Hauptgebäude
• Hotellerie
• Behörden und Ämter
• Events und Veranstaltungen
• Arztpraxen (in Verbindung mit dubidoc)
• Lieferanten- und Bewerber-Empfang

Wie entlastet ein digitaler Rezeptionist den Empfang?

Der digitale Rezeptionist übernimmt die wiederkehrenden Empfangsaufgaben — Begrüßung, Anmeldung und Benachrichtigung des zuständigen Mitarbeiters — und entlastet so Empfang und Pförtnerei spürbar. Routineanfragen laufen über den Avatar, das Team konzentriert sich auf Aufgaben, die persönliche Betreuung erfordern.

Weil der Avatar mehrsprachig ist, werden auch internationale Gäste, Lieferanten oder Bewerber verstanden, ohne dass jemand übersetzen muss. Und weil er nicht an Anwesenheit oder Öffnungszeiten gebunden ist, bleibt der Empfang auch dann handlungsfähig, wenn die Pförtnerei unbesetzt ist oder mehrere Besucher gleichzeitig eintreffen.

In Kombination mit weiteren Bausteinen wird der Empfang durchgängig: Mit einem angeschlossenen Wegeleitsystem führt der Avatar den Besucher nach der Anmeldung direkt zum Ziel; gemeinsam mit Check-In übernimmt er die vollständige Anmeldung.

Lässt sich der Empfangs-Avatar mit Wegeleitsystem und Check-In kombinieren?

Ja. Der digitale Rezeptionist ist modular und lässt sich mit einem Wegeleitsystem und mit Check-In kombinieren. So wird aus der reinen Begrüßung ein durchgängiger Besucherprozess von der Ankunft bis zum Ziel.

Mit dem Wegeleitsystem führt der Avatar den Besucher nach der Anmeldung weiter — er zeigt oder erklärt den Weg zum richtigen Raum, zur Abteilung oder zum Gebäudeteil. In Verbindung mit Check-In übernimmt der Avatar die Anmeldung der Besucherinnen und Besucher und benachrichtigt automatisch den zuständigen Mitarbeiter oder die Schicht.

Ist ein digitaler Rezeptionist DSGVO-konform?

Ja. Der digitale Rezeptionist ist DSGVO-konform und wird in Deutschland gehostet. Die Datenverarbeitung erfolgt damit nach europäischem Datenschutzrecht.

Das ist gerade am Empfang relevant, weil hier personenbezogene Daten von Besucherinnen und Besuchern, Lieferanten oder Bewerbern entgegengenommen werden. Datenschutzkonforme Verarbeitung und das Hosting in Deutschland sind daher fester Bestandteil der Lösung.

Auf welcher Hardware läuft der Empfangs-Avatar?

Der digitale Rezeptionist läuft auf unterschiedlichen Touchpoints — von der Stele über Kiosk-Systeme und Tablets bis hin zur Web-Anwendung. So lässt sich der passende Touchpoint für jeden Empfangsbereich wählen, vom repräsentativen Hauptgebäude bis zum kompakten Lieferanten-Eingang.

Damit fügt sich der Avatar in bestehende Empfangssituationen ein: als Stele im Foyer, als Tablet am Tresen oder als Web-Lösung. Die Funktion bleibt dabei dieselbe — begrüßen, anmelden, den zuständigen Mitarbeiter informieren und bei Bedarf zum Ziel weiterleiten.