Der digitale Empfang –
effizienter mit KI Assistent
Ob Self Check-in, Besucherregistrierung oder Wegweisung: Digitale Empfangslösungen entlasten Ihr Team und verbessern gleichzeitig das Besuchserlebnis. Dank integrierter Mehrsprachigkeit kommunizieren Sie dabei mühelos mit Menschen aus aller Welt – ganz ohne Sprachbarrieren.
Was bietet der digitale Empfang?
Mehrsprachige Benutzeroberfläche
Unsere Empfangslösung spricht die Sprache Ihrer Gäste – im wahrsten Sinne. Internationale Besucher wählen einfach ihre Muttersprache und fühlen sich sofort willkommen.
Selbstständiger Check-in rund um die Uhr
Besucher können sich ganz einfach und zu jeder Tageszeit selbst anmelden – per Besucherliste, QR-Code, PIN oder Token. Das spart Wartezeit, entlastet Ihr Team und sorgt für einen modernen, reibungslosen Empfang.
Wegweisung und Orientierung innerhalb des Gebäudes
Der digitale Empfang hilft Besuchern, sich einfach zurechtzufinden, indem er klare Wegbeschreibungen und Orientierungspunkte im Gebäude gibt. So finden Ihre Gäste schnell und unkompliziert zum richtigen Ziel.
Automatische Benachrichtigung der Ansprechpersonen
Sobald ein Besucher eincheckt, wird der zuständige Mitarbeiter sofort benachrichtigt – per E-Mail, MS Teams, SMS oder optional per Audio-/Video-Call. Niemand wird übersehen, und die Kommunikation läuft schnell und direkt.
Modernes Sicherheits- und Notfallmanagement
Sie wissen in Echtzeit, wer sich im Gebäude aufhält – wichtig für Brandschutz, Evakuierung und Sicherheit. Alle Daten sind digital erfasst und sofort abrufbar – kein Papier, kein Chaos.
Freundlicher KI-Avatar als digitaler Assistent
Ein sympathischer, animierter Avatar begrüßt Ihre Gäste und führt sie durch den Prozess – voll anpassbar in Sprache, Ton und Aussehen. Wir setzen bewusst auf ein Comic-Design, das offen, freundlich und vertrauenswürdig wirkt.
Digitale Informationsweitergabe & Dokumentenbestätigung
Gesundheitsregeln, Sicherheitsanweisungen oder Besuchsrichtlinien können vorab digital bereitgestellt und per Klick bestätigt werden.
Ausweise & Zugangskarten automatisch erstellen
Direkt nach dem Check-in kann unser System Besucherausweise oder RFID-Zugangskarten drucken. So kombinieren Sie Sicherheit mit einem professionellen, einheitlichen Auftritt.
Datenschutz und Sicherheit – Wie sicher ist unser digitaler Empfang?
Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Unsere Software ist zu 100 % DSGVO-konform. Ihre Daten werden nur auf sicheren Servern in Deutschland gespeichert. Das garantiert maximale Transparenz und Verlässlichkeit. Unsere Software ist „Made in Germany & Austria“, was für unsere Verpflichtung zu Qualität und Datenschutz steht.
Wo kann der digitale Empfang eingesetzt werden?
Der digitale Empfang für die Lkw-Abfertigung und Logistik
In der Logistikbranche ist der digitale Empfang besonders effektiv für die Lkw-Abfertigung. Fahrer können sich über einen Selbst-Check-in-Prozess anmelden, indem sie ihren QR-Code scannen, der vorher mit dem Auftrag verknüpft wurde. Der digitale Empfang informiert automatisch das Logistikteam über die Ankunft des Fahrzeugs und gibt Informationen wie Lade- und Entladezeiten weiter.
Zusätzlich kann der Empfangsprozess durch die automatisierte Dokumentenprüfung und Zugangskontrollen optimiert werden, sodass der Lkw-Fahrer ohne Verzögerung auf das Gelände oder in das Lager gelangen kann. Diese Lösung spart Zeit, erhöht die Effizienz und verringert Fehlerquellen.
Digitale Zugangskontrolle von Lieferanten und externen Dienstleistern
Lieferanten oder externe Dienstleister können sich schnell und einfach über den digitalen Empfang einchecken, der direkt mit Ihrem Zugangskontrollsystem verbunden ist. Sobald der Dienstleister eintrifft, wird die zuständige Abteilung oder der Ansprechpartner über E-Mail, SMS, Anruf oder MS Teams benachrichtigt.
Das System ermöglicht es, den Zutritt nur zu den benötigten Bereichen zu gewähren und bietet so zusätzliche Sicherheit. Eine automatische Dokumentenprüfung sorgt dafür, dass alle erforderlichen Sicherheitsrichtlinien und Verträge vorher bestätigt werden.
Digitales Einlassmanagement und Messeempfang
Bei Messen oder Firmenevents ermöglicht der digitale Empfang eine schnelle und effiziente Registrierung der Teilnehmer. Über einen QR-Code oder eine PIN können sich die Gäste in Sekundenschnelle anmelden, wodurch lange Warteschlangen vermieden werden.
Das System kann nicht nur für den Check-in genutzt werden, sondern auch für die Verteilung von Tickets oder Zugangs-Badges. Nach der Anmeldung erhalten die Gäste automatisch eine Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort, falls das Event in einem großen Areal oder auf mehreren Etagen stattfindet.
Besuchermanagement in Unternehmen
In einem Bürogebäude sorgt der digitale Empfang dafür, dass Besucher sich selbstständig anmelden können, ohne dass ein Empfangsmitarbeiter erforderlich ist. Nach dem Check-in wird automatisch eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter gesendet, der den Besucher dann in Empfang nimmt.
Das System bietet außerdem eine Echtzeit-Übersicht aller Besucher im Gebäude und kann in Sicherheitsprotokolle integriert werden, um sicherzustellen, dass alle Besucherdaten gespeichert und jederzeit abrufbar sind.
Integration von Wayfinding in großen Bürokomplexen
In großen Unternehmensgebäuden oder Campus-Umgebungen kann der digitale Empfang mit einer Wayfinding-Funktion kombiniert werden. Nach dem Check-in wird dem Besucher eine direkte Wegbeschreibung auf seinem Smartphone oder auf einem digitalen Terminal im Empfangsbereich zur Verfügung gestellt.
Diese Lösung hilft, Verwirrung zu vermeiden, und sorgt dafür, dass der Gast schnell und direkt zum richtigen Meetingraum oder Büro geleitet wird. Die Integration von interaktiven Wegweisern erleichtert die Orientierung auf großen Gelände- und Büroflächen.
Der digitale Empfang mit Ki Assistent –
wie flexibel ist der KI Avatar?
Unser digitaler Empfang wird durch einen intelligenten KI-Avatar ergänzt, der Ihre Besucher nicht nur begrüßt, sondern auch durch den gesamten Check-in-Prozess führt – freundlich, effizient und rund um die Uhr verfügbar.
Dabei ist der Avatar 100 % anpassbar: Von der Sprache über die Stimme bis hin zum Erscheinungsbild passen wir ihn ganz an Ihr Unternehmen, Ihre Zielgruppe und Ihre Markenidentität an. Ob seriös, locker, technisch oder herzlich – der Avatar spricht so, wie Sie es sich wünschen.
Ganz bewusst setzen wir nicht auf hyperrealistische Darstellungen, sondern auf eine freundliche, stilisierte Comic-Optik. Das schafft Vertrauen, vermeidet den sogenannten Uncanny Valley-Effekt (bei dem realistisch aussehende Avatare unheimlich wirken) und sorgt für eine sympathische, einladende Atmosphäre.
Die Figur wirkt nicht aufdringlich oder künstlich, sondern zugänglich und neutral – ideal für den ersten Eindruck beim Besuch.
Wie lässt sich der digitale Empfang integrieren?
Der Digitale Empfang mit KI-Assistent lässt sich nahtlos in bestehende Prozesse und Systeme integrieren. Er ist über API-Schnittstellen anpassbar und kann auf verschiedenen Geräten wie Tablets, Kiosk-Systemen, Holoboxen oder mobilen Endgeräten genutzt werden.
Wie bieten für jeden Einsatz die richtige Form. Fragen Sie jetzt unverbindlich eine Demo an und wir schauen, welche Lösung am besten für Ihren Fall passt.
Werden Sie Teil unserer zufriedenen Kunden
Unser Self-Service Avatar KIM verändert den Kundenservice in unseren Filialen grundlegend, wo der Mangel an Mitarbeitern und die Mehrsprachigkeit die größten Herausforderungen darstellen.
Carsten Wendt,
Head of Innovation and Digital Solutions, Finanz Informatik
